Hinweisgeberstelle

Im Rahmen des Compliance-Programms hat die IBA Hamburg GmbH eine Hinweisgeberstelle eingerichtet und einen Vertrauensanwalt bestellt.

Die Hinweisgeberstelle übernimmt die Aufgabe als Meldestelle nach § 14 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie alle weiteren damit im Zusammenhang stehende Maßnahmen, insbesondere nach §§ 17, 18 ff. HinSchG.

Jede:r Mitarbeiter:in kann Verstöße gegen das HinSchG, Compliance-Regeln der IBA Hamburg GmbH sowie begründete und nachvollziehbare Anhaltspunkte für Straftaten, unzulässige Geschäftspraktiken oder sonstiges gravierendes Fehlverhalten im Interesse der IBA Hamburg GmbH und aller Mitarbeiter:innen frühzeitig an die Geschäftsführung oder unsere Hinweisgeberstelle, Rechtsanwalt Dr. Malte Passarge melden. Herr Dr. Passarge ist ein erfahrener, für zahlreiche Unternehmen tätiger Ombudsmann und Leiter der Vertrauensstelle der Hamburger Wirtschaft www.Pro-Honore.de. Mit Hinweisen auf mögliches Fehlverhalten, Fragen oder Anregungen können Sie sich an die Geschäftsführung oder Herrn Dr. Passarge wenden. Er ist für Sie unter der Rufnummer (040) 41 52 51 72 sowie unter der E-Mail-Adresse erreichbar. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt.

Die Unternehmensleitung garantiert jedem/jeder gutgläubigen Hinweisgeber:in, dass diese:r keinesfalls wegen der Abgabe seines/ihres Hinweises diskriminiert, gemaßregelt oder sonst benachteiligt wird. Wir versichern jedem/jeder Hinweisgeber:in zudem, dass wir ihn/sie im Rahmen unserer Möglichkeiten vor Repressalien Dritter schützen werden.

Warum eine externe Hinweisgeberstelle?

Der Vertrauensanwalt ist ein Ansprechpartner für Hinweisgeber:innen, die sich – aus welchen Gründen auch immer – nicht direkt an die Geschäftsführung wenden möchten.

Ein funktionierendes Compliance-Programm setzt neben klaren Regeln voraus, dass Compliance-Verstöße rechtzeitig erkannt werden. In diesem Zusammenhang kommt der Hinweisgeberstelle eine wichtige Funktion zu. Der Vertrauensanwalt ist ein externer (d.h. nicht bei der IBA Hamburg GmbH angestellter) Rechtsanwalt, der Hinweise auf mögliches Fehlverhalten, telefonisch, per E-Mail oder auf Wunsch auch im Rahmen eines persönlichen Gesprächs entgegennimmt. Aufgrund der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und ergänzender vertraglicher Vereinbarungen ist unser Vertrauensanwalt in der Lage, die Identität des Hinweisgebers auf dessen Wunsch hin geheim zu halten.

Nach unserem Verständnis handelt ein:e Hinweisgeber:in nicht unkollegial, indem er/sie Kolleg:innen verpfeift. Tatsächlich sorgt der/die Hinweisgeber:in dafür, dass die Spielregeln, die für alle gelten müssen, auch von allen eingehalten werden und so ein faires Miteinander gewährleistet wird.

Das Vertrauensanwalt-System dient also nicht der Überwachung der Mitarbeiter:innen, sondern allein der Aufklärung von schwerwiegendem Fehlverhalten zu Lasten des Unternehmens und der Mitarbeiter:innen.

Was kann man der Hinweisgeberstelle mitteilen?

Die Hinweisgeberstelle ist keine allgemeine Beschwerdestelle. Unsere Hinweisgeberstelle ist Ansprechpartner für vertrauliche Hinweise, die sich auf:

• unternehmensbezogene Straftaten beziehen, also Straftaten unserer Mitarbeiter:innen, die im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für die IBA Hamburg GmbH stehen (z.B. Betrug, Korruption, Unterschlagung, Untreue, Diebstahl, Verrat von Geschäftsgeheimnissen),
• sonstige Formen unzulässiger Geschäftspraktiken beziehen, oder
• Missstände im Unternehmen beziehen, die Gefahren für Leib oder Leben bzw. erhebliche Sachschäden herbeiführen können oder die Reputation der IBA Hamburg GmbH erheblich beeinträchtigen können,
• sowie Verstöße gegen die in § 2 HinschG aufgeführten Gesetze.

Damit Ihr Hinweis angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist. Hilfreich ist, wenn Sie bei Ihrer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

• wer?
• was?
• wann?
• wie?
• wo?

Was geschieht mit den eingegangenen Hinweisen?

Erhält die Hinweisgeberstelle einen Hinweis, so führt der Vertrauensanwalt eine erste Plausibilitätskontrolle durch und nimmt zu diesem Zweck ggf. Rücksprache mit dem/der Hinweisgeber:in. Dann leitet er den Hinweis, verbunden mit einer ersten Einschätzung, an die Geschäftsführung der IBA Hamburg GmbH weiter, damit der Fall genauer überprüft werden kann. Selbstverständlich gilt für möglicherweise betroffene Mitarbeiter:innen die Unschuldsvermutung.

Der Vertrauensanwalt wird jedoch nur dann tätig, wenn es vom/von der Hinweisgeber:in so gewünscht ist. Die mitgeteilten Hinweise werden nur weitergegeben, wenn eine Freigabe durch den/die Hinweisgeber:in erfolgt und auch nur in dem freigegebenen Umfang (z.B. ohne Angabe der Identität des Hinweisgebers/der Hinweisgeberin oder unter Ausschluss bestimmter Details). Diese Freigabe kann auch noch nach dem Gespräch mit dem Vertrauensanwalt verweigert werden.

Die Abgabe anonymer Hinweise an den Vertrauensanwalt ist möglich, aber nicht immer zweckmäßig. Der Vertrauensanwalt ist zur uneingeschränkten Verschwiegenheit verpflichtet. Daher besteht für Abgabe anonymer Hinweise kein Bedarf. Tatsächlich erschweren anonyme Hinweise die Aufklärung des Falles, da Rückfragen nicht möglich sind. Sie können auch den Verdacht der Bösgläubigkeit gegen eine:n Hinweisgeber:in wecken und müssen zum Schutz der Betroffenen vor ungerechtfertigten Beschuldigungen stets vorsichtiger und zurückhaltender behandelt werden.

Wir werden besonderes Augenmerk auf die kritische Prüfung aller, insbesondere jedoch der anonym abgegebenen Hinweise legen und selbstverständlich immer die Unschuldsvermutung beachten. Wir werden einen Missbrauch des Ombudsmannes, etwa durch ungerechtfertigte Hinweise, nicht dulden.

Wie wird für den/die Hinweisgeber:in Vertraulichkeit gewährleistet?

Die IBA Hamburg GmbH und unser Vertrauensanwalt gewährleisten uneingeschränkte Vertraulichkeit für die gesamte Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und dem Vertrauensanwalt. Dies umfasst sowohl die Identität als auch die mitgeteilten Informationen. Zu diesem Zweck hat die IBA Hamburg GmbH auf sämtliche vertraglichen und gesetzlichen Auskunftsansprüche gegenüber dem Vertrauensanwalt unwiderruflich verzichtet, soweit der/die Hinweisgeber:in keine Freigabe erteilt hat.

Die IBA Hamburg GmbH verpflichtet sich, gegenüber gutgläubigen Hinweisgeber:innen keinerlei Sanktionen oder ähnliche Maßnahmen zu verhängen und wird gutgläubige Hinweisgeber:innen vor Repressalien durch Dritte im Rahmen der Möglichkeiten schützen.

Was geschieht bei unbegründeten Verdachtsmomenten?

Die Abgabe von Hinweisen, auch bei unklarer Verdachtslage, ist ein vorbildliches, couragiertes und loyales Verhalten, das nichts mit Denunziation zu tun hat. Dies gilt selbst dann, wenn sich ein gutgläubig abgegebener Hinweis nach einer gründlichen Überprüfung als unbegründet herausstellen sollte.

Gutgläubig ist ein:e Hinweisgeber:in, wenn er/sie Anhaltspunkte für Missstände wahrgenommen hat und einen Verdacht für das Vorliegen einer Straftat für berechtigt hält. Es steht der Gutgläubigkeit nicht entgegen, wenn sich ein solcher Verdacht später als unbegründet herausstellen sollte. Oft ist eine rechtliche Bewertung sehr komplex und ein zunächst begründeter Verdacht kann sich bei genauerer Prüfung als unbegründet herausstellen. Aber auch ein Verhalten, bei dem man ein Störgefühl hat, kann sich bei gründlicher Betrachtung tatsächlich als rechtswidrig herausstellen.

Wer vorsätzlich wider besseres Wissen falsche Hinweise gibt, oder bewusst entlastende oder sonst wesentliche Informationen verschweigt, um einen anderen ungerechtfertigt zu belasten, handelt bösgläubig. Dies werden wir nicht dulden und ermahnen alle Hinweisgeber zu einer objektiven und faktenbezogenen Sachverhaltsschilderung.

Wie soll man auf unlautere Forderungen von Geschäftspartner:innen reagieren?

Unmittelbare Reaktion:

• Nehmen sie sich Zeit zum Nachdenken, handeln Sie nicht allein.
• Antworten Sie, dass Zuwendungen nach den unternehmensinternen Compliance-Richtlinien verboten sind, geltende Rechtsvorschriften verletzen und zur Entlassung und Strafverfolgung nicht nur der betroffenen Mitarbeiter:innen, sondern auch der fordernden Partei führen kann.
• Gegebenenfalls kann der/die Fragende gern eine schriftliche Anfrage an die Geschäftsführung stellen.

Berichten Sie intern:

• Berichten Sie sofort an die Geschäftsführung, um geeignete Maßnahmen festlegen zu können.
• Erfassen Sie das Geschehen schriftlich und erstellen Sie eine interne Bewertung, um Maßnahmen zur Abhilfe zu definieren.